SIM, Sofi Hayu Desbiana Irda Lestari, Hapzi, Prof. Dr. MM, Pengembangan Sistem Pada Sistem Informasi Manajemen, Universitas Mercu Buana 2017

Nama : Sofi Hayu Desbiana Irda Lestari

Nim : 43115120016

Fakultas / Jurusan : FEB / Manajemen

Dosen Pengampu : Hapzi, Prof. Dr. MM

PENGEMBANGAN SISTEM PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.   PENDEKATAN SISTEM

Pencarian asal muasal proses pemecahan masalah secara sistematis mengarah pada John Adewey, seorang profesor ilmu filosofi di Columbia University. Dalam sebuah buku di tahun 1910, Dewey mengidentifikasikan tiga rangkaian pertimbangan yang terlibat dalam pemecahan sebuah kontroversi secara memadai, yakni:

  Mengenali kontroversi

  Mempertimbangkan klaim-klaim alternatif

  Membentuk satu pertimbangan

Dewey tidak menggunakan istilah pendekatan sistem, namun ia menyadari adanya sifat berurutan dari pemecahan masalah, mengidentifikasi suatu masalah, mempertimbangkan berbagai cara untuk memecahkannya, dan terakhir memilih solusi yang terlihat paling baik.

1.   Urut-urutan Langkah

Upaya persiapan menyiapkan pemecahan masalah dengan memberikan suatu orientasi sistem. Upaya definisi terdiri atas pengidentifikasian masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya. Seperti figur di bawah ini:

2.   Upaya Persiapan Tiga langkah persiapan tidak harus dikerjakan secara berurutan, yakni Langkah 1 (MELIHAT PERUSAHAAN SEBAGAI SUATU SISTEM) Anda harus dapat memandang perusahaan anda sebagai suatu sistem dan harus dapat melihat bagaimana perusahaan atau unit organisasi sesuai dengan model. Langkah 2 (MENGENAL SISTEM LINGKUNGAN) Hubungan perusahaan atau organisasi dengan lingkungannya juga merupakan suatu hal yang penting. Delapan unsur lingkungan yang telah kita bahas pada bab 2 memberikan suatu cara yang efektif dalam memosisikan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya. Langkah 3 (MENGIDENTIFIKASI SUBSISTEM PERUSAHAAN) Subsistem utama perusahaan dapat mengambil beberapa bentuk. Bentuk termudah yang dapat dilihat oleh manajer adalah area-area bisnis.Seperti pada gambar dibawah ini: 3.   Upaya Definisi Upaya definisi biasanya dirangsang oleh suatu pemicu masalah (problem trigger). Pada kebanyakan kasus, pemicunya adalah respons terhadap gejala suatu masalah  dan biasanya lebih jelas dari pada akar permasalah itu sendiri. Gejala (symptom) adalah suatu kondisi yang ditimbulkan oleh masalah dan biasanya lebih jelas dari pada akar masalah tersebut. Manajer atau seseorang yang ada didalam unit manajer mengidentifikasikan masalah atau gejalanya. Setelah masalah teridentifikasi, manajer dapat menghubungi seorang analis sistem untuk membantunya dalam menghadapi masalah. ·      Langkah 4 (MELANJUTKAN TINGKAT SISTEM KE TINGKAT SUBSISTEM) Ketika manajer mencoba untuk memahami masalah, analis akan memulai pada sistem yang menjadi tanggung jawab manajer tersebut. Analisis kemudian dilanjutkan menuju ke bawah hierarki sistem, tingkat demi tingkat.  Selanjutnya manajemen menganalisis sistem dilihat dari subsistem-subsistemnya. Tujuannya adalah  untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana terdapat penyebab terjadinya masalah. ·      Langkah 5 (MENGANALISIS BAGIAN SISTEM DALAM URUTAN TERTENTU) Seiring dengan manajer yang mempelajari masing-masing tingkat sistem, unsur-unsur sistem juga dianalisis secara berurutan. Urut-urutan unsur sistem seperti gambar dibawah ini.  4.   Upaya Solusi ·      Langkah 6 (MENGIDENTIFIKASIKAN SOLUSI-SOLUSI ALTERNATIF) Manajer mengidentifikasi cara-cara yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama. Terdapat tiga solusi alternatif yang diidentifikasi: (1) menambahkan lebih banyak alat ke komputer yang sudah ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya; (2) mengganti komputer yang ada dengan komputer yang lebih besar; (3) mengganti komputer yang ada dengan LAN komputer-komputer yang lebih kecil. ·      Langkah 7 (MENGEVALUASI SOLUSI-SOLUSI ALTERNATIF) Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa satu alternatif akan memecahkan masalah. ·      Langkah 8 (MEMILIH SOLUSI YANG TERBAIK) Setelah mengevaluasi alternatif-alternatif, Henry Mintzberg seorang teoritikus manajemen, mengidentifikasikan tiga cara yang dilakukan oleh manajer dalam memilih alternatif yang terbaik, yakni: Analisis, Pertimbangan, Tawar-menawar A.   SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM Pendekatan sistem merupakan sebuah metodologi. Metodologi adalah satu cara yang direkomendasikan dalam melakukan sesuatu. Siklus hidup npengembangan sistem (Systems development life cycle - SDLC) adalah aplikasi dari pendekatan sistem bagi pengembangan suatu sistem informasi. B.   SLDC TRADISIONAL SLDC tradisional sering juga disebut juga sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach). Tidak dibutuhkan waktu lama bagi seorang pengembang sistem yang pertama untuk mengetahui bahwa terdapat beberapa tahapan pekerjaan pengembangan yang perlu dilakukan dalam urut-urutan tertentu jika suatu proyek memiliki kemungkinan berhasil yang paling besar. Tahapan-tahapan tersebut adalah: a.       Perencanaan b.      Analisis c.       Desain d.      Implementasi e.       Penggunaan     Pola Melingkar dari Siklus Hidup Sistem Figur yang akan ditunjukkan dibawah ini mengilustrasikan sifat melingkar dari siklus hidup. Ketika sebuah sistem melampaui masa manfaatnya dan harus diganti, satu siklus hidup baru akan dimualai dengan awali boleh tahap perencanaan. D.   PROTOTYPING Seiring dengan bertambahnya ukuran dan kompleksitas suatu sistem, melewati tahapan-tahapan dengan sekali jalan menjadi suatu hal yang semakin tidak mungkin untuk dilakukan. Para pengembang selalu melakukan looping kembali dan mengerjakan ulang untuk mendapatkan sebuah sistem yang dapat memuaskan para penggunanya. Dalam penerapannya dan pengembangan sistem, propotipe adalah satu versi dari sebuah sistem potensial yang memberikan ide bagi  para pengembang dan calon pengguna. Proses pembuatan prototipe ini disebut prototyping. 1.      Jenis-jenis Prototipe Terdapat dua jenis prototipe yaitu prototipe evolusioner dan persyaratan. Prototipe evolusioner terus-menerus disempurnakan sampai memiliki seluruh fungsionalitas sampai yang dibutuhkan pengguna dari sistem yang baru. Prototipe persyaratan dikembangkan sebagai satu cara untuk mendefinisikan persyaratan-persyaratan  fungsional dari sistem baru ketika pengguna tidak mampu mengungkapkan dengan jelas apa yang mereka inginkan. Pengembangan prototipe evolusioner menunjukan empat langkah dalam pembuatan suatu prototipe evolusioner. Empat langkah tersebut adalah:   Mengidentifikasi kebutuhan pengguna   Membuat satu prototipe   Menentukan apakan prototipe dapat diterima   Menngunakan prototipe Berikut adalah gambar pembuatan prototipe evolusioner: Pengembangan prototipe persyaratan memiliki tujuh langkah dalam pembuatan suatu prototipe persyaratan. Tujuh langkah tersebut adalah:   Mengidentifikasi kebutuhan pengguna   Membuat satu prototipe   Menentukan apakan prototipe dapat diterima   Membuat kode sistem baru   Menguji sistem baru   Menentukan apakah sistem baru dapat diterima   Membuat sistem baru menjadi sistem produksi Berikut adalah gambar dari pembuatan prototipe persyaratan:  1.      Daya tarik prototype Pengguna maupun pengembang menyukai prototyping karena alasan-alasan dibawah ini:  Membaiknya komunikasi antara pengembangan dan pengguna   Pengembangan dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menentukan kebutuhan pengguna   Pengguna memainkan peran yang lebih aktif dalam pengembangan sistem   Pengembang dan pengguna menghabiskan waktu dan usaha yang lebih sedikit dalam mengembangkan sistem   Implementasi menjadi jauh lebih mudah karena pengguna tau apa yang diharapkannya 2.      Potensi kesulitan dari prototipe Kesulitan-kesulitan dari prototipe antara lain:   Terburu-buru dalam menyerahkan prototipe dapat menyebabkan diambilnya jalan pintas dalam definisi masalah, evaluasi alternatif, dan dokumentasi. Jalan alternatif ini akan menciptakan usaha-usaha yang “cepat dan kotor”.   Pengguna dapat terlalu gembira dengan prototipe yang diberikan, yang mengarah pada ekspektasi yang tidak realistis sehubungan dengan sistem produksi nantinya.   Prototipe evolusioner bisa jadi tidak telalu efisien   Antarmuka komputer manusia yang diberikan oleh beberapa alat prototyping tertentu kemungkinan tidak mencerminkan teknik-teknik desain yang baik. E.   PENGEMBANGAN APLIKASI CEPAT Satu metodologi yang memiliki tujuan yang sama dengan prototyping yaitu memberikan respon yang cepat atas kebutuhan pengguna, namun dengan lingkup yang lebih luas adalah RAD. RAD adalah kumpulan strategi, metodologi dan alat terintegrasi yang terdapat didalam suatu kerangka kerja yang disebut rekayasa informasi dan diperkenalkan oleh James Martin.  Gambar diatas mengilustrasikan siklus hidup RAD menurut James  Martin, yang menunjukkan banyaknya upaya yang dikeluarkan oleh baik pengguna maupun spesialis informasi. Pada figurdiatas pengguna memainkan peran penting kecuali dalam tahap konstruksi. Semakin banyak keterlibatan pengguna, khususmya dalam tahp awal-awal maka haltersebut memungkinkan sistem dikembangkan dengan lebih cepat. Serah terima terjadi lebih cepat dalam RAD di bandingkan dengan dalam siklus hidup tradisional.   Unsur-unsur penting RAD RAD membutuhkan empat unsur penting yakni:    Manajemen, khususnya manajemen puncak hendaknya menjadi penguji coba (eksperimen) yang suka melakukan hal-hal dengan cara baru atau pengadaptasi awal yang dengan cepat mempelajari bagaimana cara menggunakan metodologi-metodologi baru.    Orang, RAD menyadari adanya efisiensi yang dapat dicapai melalui penggunaan tim-tim khusus anggota dari tim ini adalah para ahli dari metodologi dan alat yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas khusus mereka masing-masing. Martin menggunakan istilah tim SWAT“skilled with advanced tools” (ahli dengan alat-alat canggih)    Metodologi, metodologi dasar RAD adalah siklus hidup RAD    Alat-alat, alat-alat RAD terutama terdiri atas bahasa-bahasa generasi  keempat dan alat-alat rekayasa peranti lunak dengan bantuan komputer yang memfasilitasi prototyping dan penciptaan kode. F.   PENGEMBANGAN BERFASE Satu metodologi pengembangan sistem ini digunakan oeleh banyak perusahaan adalah kombinasi dari SDLC tradisional, prototyping, dan RAD. SDLC tradisional menyumbangkan urut-urutan tahapan yang logis, prototyping menyumbangkan pengumpulan interaktif dari umpan balik para pengguna, dan RAD menyumbangkan pemikiran bahwa keterlibatan pengguna meliputi partisipasi didalam pengembangan. Pengembangan berfase adalah suatu pendekatan bagi pengembangan sistem informasi yang terdiri atas enam tahap yakni investigasi awal, analisis, desain, konstruksi awal, konstruksi akhir serta pengujian dan pemasangan sistem. Sumber : http://dahlanrais.blogspot.co.id/2015/05/pengembangan-sistem.html

1.    Jelaskan bahwa pemberdayaan  data secara elektronik lebih baik dari pada manual

Jawab :

Dengan pengembangan sistem tersebut akan didapat beberapa manfaat utama, yakni : peningkatan kemampuan dan kemudahan akses data secara tepat waktu (improved the timeliness and accessiblity of data), meningkatkan efisiensi biaya dan waktu (saves funds and time), dan meningkatkan kualitas data (improve data quality).

2.    Mengapa software pesanan melalui konsuktan IT (outsourcing)  lebih mahal dari software jadi yang ada di pasaran software aplikasi ?

Jawab :

karena perangkat khusus merupakan perangkat yang dibuat secara legal dan mempunyai lisesi hak cipta sedangkan perangkat lunak siap pakai kebanyakan menyalinan atau distribusi perangkat lunak secara ilegal atau tidak sah. Biasanya sebuah program atau aplikasi hanya memberikan izin untuk satu pengguna dan satu komputer saja. Dengan membeli perangkat lunak, seseorang menjadi pengguna berlisensi atau berizin dan bukan pemilik. Jadi, jika seseorang menyalin dan dan memperbanyak perangkat lunak tersebut, itu disebut sebagai pembajakan perangkat lunak.

3.    Apaperbedaan Internet dan Intranet ?

Jawab :

Internet adalah jaringan informasi komputer global (dunia) yang berkembang sangat pesat dan pada saat ini dapat dikatakan sebagai jaringan informasi terbesar di dunia, sehingga sudah seharusnya kita mengenal manfaat apa yang dapat diperoleh melalui jaringan ini. Dengan internet anda bisa berkirim surat dan bertukar dengan siapa saja di dunia ini tanpa harus membayar jasa pos. Dan komunikasi ini berjalan sangat cepat.

Intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya.

Perbedaan Internet dan Intranet :

Internet :

Jaringannya yang luas & cepat (seluruh dunia).

Perkembangannya sangat pesat.

Bisa digunakan oleh siapa saja dan kapan saja.

Intranet :

Jaringannya yang sempit (lokal).

Perkembangannya lambat.

Biasa digunakan oleh perkantoran/perusahaan, sekolah, universitas, dan organisasi lainnya.

SIM, Sofi Hayu Desbiana Irda Lestari, Hapzi, Prof. Dr. MM, Konsep Kantor Maya dan Sistem Manajemen Perusahan Modern, Universitas Mercu Buana 2017

Nama : Sofi Hayu Desbiana Irda Lestari

Nim : 43115120016

Fakultas / Jurusan : FEB / Manajemen

Dosen Pengampu : Hapzi, Prof. Dr. MM

KANTOR MAYA

Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

Tujuan

Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepatyang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Infrastruktur

Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:

Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.

Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dll.

Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll.

Perkembangan

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office".

Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual, memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infratruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.

Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional.

Layanan Kantor Virtual

Layanan Komunikasi Kantor Virtual

Resepsionis Jarak Jauh - Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan teknologi Telepon Integrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis tradisional.

Asisten Virtual - Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang bekerja dari rumah, yang jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.

Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.

Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.

Gedung Kantor Virtual - kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.

Layanan Ruang Kantor Virtual

Alamat Profesional - Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.

Alamat surat - Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box.

Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan menandatangani paket atau dokumen.

Bisnis Meeting Space - Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.

Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.

Live Resepsionis Virtual - Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.

Pengguna umum Virtual Office:

Home Industri barang/jasa

Akuntan

Pengacara

Hukum Perusahaan

Toko online

Dokter / Terapis

Bisnis konsultan

Mediator / resolusi konflik

Kamar Dagang

Senior manajemen

Real estat

Perusahaan hipotek

Broker Saham / perencana keuangan

Koleksi lembaga

Jaringan kelompok

Pelatih / instruktur

Inkubator

·         Pada dasarnya kantor maya adalah kantor yang tak kasat mata, tetapi di dalamnya terdapat berbagai kegiatan sebagaimana perkantoran berbentuk fisik. Meski tak berwujud, karyawan tetap bisa melakukan tugas kesehariannya tanpa harus nongkrong seharian di kantor.

·         Manajer pun bisa melakukan koordinasi dan komunikasi (briefing atau meeting) dengan para karyawannya yang tersebar di berbagai tempat. Semuanya tentu dengan memanfaatkan dunia maya atau internet sebagai medianya.

·         Untuk membuat kantor maya sendiri di rumah memang tak banyak yang dibutuhkan. Syaratnya, Anda hanya perlu terhubungan dalam komunikasi elektronik. Sementara untuk mekanisme kerjanya cukup dengan:
1. Menyediakan komputer dan perlengkapan non-komputer.
2. Menyediakan jaringan internet untuk memudahkan akses informasi.
3. Menggunakan konferensi telepon atau video untuk kemudahan komunikasi.
4. Menjadwalkan pertemuan rutin.
5. Melakukan rutinitas kerja seperti biasa.

·         Bisa sewa
Jika ingin memiliki kantor maya yang lebih prestisius, saat ini banyak perusahaan yang menyediakan jasa kantor maya. Anda dapat menggunakan layanan ini karena kantor maya ini juga menyewakan alamat dan lokasi kantor strategis sehingga Anda mudah untuk menemui para klien.

·         Kantor maya ini umumnya dilengkapi berbagai fasilitas layaknya sebuah kantor profesional, seperti meeting room, internet cafe, internet access, cafe, lounge, printing, dan copier. Selain menyewakan alamat bisnis yang prestisius, kantor maya juga biasanya menyediakan resepsionis profesional, nomor telepon, dan faks khusus dengan operator pribadi dan greeting sesuai dengan nama perusahaan penyewa. Telepon masuk dari klien juga dapat ditransfer langsung ke nomor pribadi atau ponsel penyewa.

·         Dengan adanya konsep kantor maya ini, penghematan biaya kantor dimungkinkan, tetapi profesionalitas Anda sebagai pelaku bisnis tetap terjaga. Lalu, berapa biaya sewanya? Memang berbeda-beda, tergantung perusahaan penyedia jasanya. Namun, rata-rata mulai Rp 250.000 per bulan. Penyewaan ini sudah pasti lebih efisien dibandingkan bila Anda harus mempunyai kantor sendiri yang lengkap dengan meeting room dan fasilitas lain.

·         Untung rugi
Selain tak perlu bermacet ria, berkantor secara virtual akan memberikan lebih banyak waktu untuk karyawan melakukan kegiatan pribadi dan sosial. Lalu, bagi Anda yang tidak dapat meninggalkan rumah, dapat bekerja tanpa harus pergi ke kantor. Bagi perusahaan, kantor maya bisa mengurangi biaya penyediaan fasilitas kantor, seperti ruangan, furnitur, AC, dan peralatan kantor.

·         Meskipun begitu, virtual office tetap memiliki kekurangan. Pertama, kantor maya tidak mengenal jam kerja ataupun lembur. Seluruh waktu yang ada adalah jam kerja sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai. Hal ini tentu bisa menyita waktu bersama keluarga di rumah.

·         Kedua, ketidakberadaan di kantor resmi biasanya membuat karyawan kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan. Sebab, jarang terjadi tatap muka antara pimpinan dan karyawannya. Ketiga, kantor maya membuat tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang karena banyak pekerjaan bisa dilakukan oleh komputer ataupun perusahaan penyedia layanan kantor maya.

·         (CHIC/Erma Dwi Kusumastuti)

Sitem Informasi Perkantoran Modern

Latar Belakang

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.

Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.

Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran. Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji lebih dalam mengenai Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor.

Teknologi Informasi

Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.

Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan infoemasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang atu disket/floppy dapat memuat atau diisi  sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).

Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.

1.      Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.

2.      Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.

3.      Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

 Peranan Teknologi Informasi

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.

1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah,  cepat, dan cermat.

Ada tiga jenis dasar word processor :

·         Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.

·         Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.

·         Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).

Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :

·         Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.

·         Menambah kepuasan kerja

·         Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)

·         Menghemat tenaga

·         Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat

·         Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan

·         Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.

Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.

·         Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada

·         Memerlukan pelatihan yang memadai

·         Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar

·         Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2. Komunikasi  Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi  modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.

3. Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan  pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.

4. Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan  yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.

 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

·         Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.

·         Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.

·         Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.

·         Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.

·         Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.

·         Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.

·         Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.

2. Implikasi terhadap karyawan kantor

a. Keuntungan:

·         Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

·         Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.

·         Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

·         Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

·         Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .

·         Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

·         Lebih sedikit pekerjaan

b. Kerugian:

·         Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.

·         Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan sebagainya.

·         Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.

·         Implikasi terhadap pemberi kerja.

·         Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

·         Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.

·         Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah :

·         Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

·         Harga teknologi baru ini relatif murah.

·         Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .

·         Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.

·         Produktivitas meningkat secara cepat.

·         Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.

·         Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

            Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Para pengguna OA :

·         Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

·         Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.

·         Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

·         Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

Tujuan otomatisasi kantor

Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:

1.      Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja.

2.      Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.

3.      Meningkatkan produksi.

Aplikasi Otomatisasi Kantor

·         Pengolahan Kata (word Processing).

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.

contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll

·         Surat Elektronik (electronik mail).

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

contoh: yahoo mail, google mail , dll.

·         Voice Mail.

Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

·         Kalender Elektronik (electronik calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.

·         Konfrensi Audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.

·         Konfrensi Video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.

·         Konfrensi Komputer

Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

·         Transmisi Faximile (facsimile transmission)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.

·         Videotex

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.

·         Desktop Publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor

1.      Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

2.      Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

3.      Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.

Kesimpulan

Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan mnyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi imformasi sendiri dewasa ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern,bahkan bukan hanya dalam kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Ada tiga komponen utama teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan laporan, komunikasi  perkantoran, pengiriman surat  maupun tata laksana arsip/filing. Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yabg positifd maupun negatif terhadap karyawan kantor sendiri. Teknologi imformasi dalam manajemen perkantoran erat kaitannya dengan otomatisasi kantor, pekerjaan kantor yang mengalami otomatisasi dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word processing), surat elektronik (electronik mail), voice mail., kalender elektronik (electronik calendaring), konfrensi audio. konfrensi video, konfrensi komputer, transmisi faximile (facsimile transmission), dan juga desktop publishing.

Saran

Dari uraian pemaparan diatas, kami bisa memberikan saran sebagai berikut :

1.      Kepada manajer kantor untuk lebih mengefektifkan penggunaan teknologi informasi yang lebih efektif, karena penggunaan TI tergantung pada penggunanya sendiri. TI akan sangat membantu dalam pekerjaan kantor dan mengelola kantor secara lebih efektif dan efisien

2.      Kepada para pengguna TI secara umum, untuk lebih bijak dalam menggunakan TI, jadikan TI sebagai lahan potensial untuk bisa membangun kapasitas diri yang lebih baik, bahkan untuk dewasa ini tidak ada hal yang tidak mungkin dengan penggunaan TI.

3.      Kepada para mahasiswa khususnya mahasiswa Administrasi P{endidikan untuk lebih mengingkatkan lagi penguasaan dalam bidang teknologi informasi, hal ini akan sangat berguna pada kompetensi diri secara baik sebagai bekal untuk mengahadapi dunia kerja.